¿Qué es la mejora de procesos?
Es el conjunto sistemático y continuo de actividades mediante las cuales una organización analiza, mide y modifica sus procesos para incrementar su desempeño, corregir problemas y asegurar su alineación con los objetivos del negocio.
Puede entenderse como la evolución controlada de los procesos de una organización para que sean más efectivos, eficientes, consistentes, medibles y alineados con los objetivos del negocio.
Por eso, mejorar procesos no significa solamente documentarlos. Un proceso puede estar perfectamente documentado y aun así ser ineficiente. La mejora implica medir su desempeño, analizar resultados, realizar cambios y comprobar que esos cambios producen beneficios.
¿Es lo mismo que la mejora continua?
La mejora continua y la mejora de procesos están relacionadas, pero no significan exactamente lo mismo.
La mejora continua es una forma permanente de trabajar en la que la organización evalúa sus resultados de manera periódica, identifica oportunidades de mejora, implementa cambios y verifica si esos cambios funcionaron.
El propósito principal es que la mejora no termina con una sola acción, sino que se convierte en un ciclo constante.
Diferencia con mejora de procesos:
| Concepto |
Mejora de procesos |
Mejora continua |
| Qué es |
Modificar uno o varios procesos para mejorar su desempeño. |
Mantener permanentemente un ciclo de evaluación y mejora. |
| Enfoque |
El proceso. |
La evolución constante de la organización y sus procesos. |
| Cuando ocurre |
Cuando se identifica una necesidad, problema u oportunidad. |
De manera periódica y sistemática. |
| Puede terminar |
Una iniciativa específica sí puede cerrarse. |
No; es un ciclo permanente. |
La relación puede verse así: Mejora de procesos (vamos a mejorar este proceso). Mejora continua (después de mejorarlo, seguiremos midiéndolo y buscando nuevas oportunidades para hacerlo mejor).
Tomando como contexto un proyecto para implementar mejoras de procesos y preparar a una organización, la diferencia se observa claramente en estos dos ejemplos:
| Ejemplo |
Mejora de procesos |
Mejora continua |
| 1. Mejorar la administración de proyectos |
Durante el proyecto de mejora se detecta que los proyectos no tienen un mecanismo uniforme para controlar avance, alcance y fechas. Se define e implementa un nuevo proceso de seguimiento, formatos, responsables y métricas como % de avance en tiempo y % de alcance. |
Una vez implementado el proceso, mensualmente se analizan las métricas. Si el % de avance en tiempo está por debajo de la meta, se analizan las causas, se realizan ajustes al proceso y posteriormente se verifica si los cambios mejoraron el resultado. |
| 2. Mejorar el apego a procesos |
Durante la implementación se identifica que los equipos no ejecutan consistentemente los procesos definidos. Se actualizan procedimientos, formatos, roles, capacitación y mecanismos de verificación para incrementar el % de apego a procesos. |
Después de implementar estos cambios, periódicamente se revisan auditorías, métricas, desviaciones, retroalimentación y lecciones aprendidas. Con esa información se generan nuevas acciones de mejora, se actualizan los procesos cuando corresponde y se vuelve a medir su efectividad. |
Por lo tanto, en un programa de implementación, el proyecto de mejora no debería limitarse a crear procesos, procedimientos y formatos; también debería dejar establecido el mecanismo mediante el cual la organización continuará evaluándolos y mejorándolos después de finalizar el proyecto de implementación.
Metodologías de mejora de procesos (CMMI & Crystal Clear)
Utilizar CMMI para hacer una mejora de procesos significa usar el modelo como referencia para determinar qué capacidades necesita fortalecer la organización, comparar esas expectativas con la forma actual de trabajar, definir mejoras, implementarlas y comprobar que producen resultados.
Supongamos que una empresa de desarrollo de software quiere mejorar la entrega en tiempo de sus proyectos y al mismo tiempo, fortalecer sus procesos tomando CMMI como referencia.
Una forma práctica de hacerlo es mediante este ciclo:
| Fase |
¿Qué se hace? |
Ejemplo |
| Definir objetivos |
Determinar qué necesita mejorar el negocio. |
Incrementar proyectos entregados en tiempo de 70 % a 90 %. |
| Evaluar situación actual |
Revisar cómo se trabaja actualmente, evidencias, métricas y problemas. |
Se detecta que cada gerente controla sus proyectos de manera diferente. |
| Evaluar contra CMMI |
Comparar las prácticas actuales contra las áreas de práctica CMMI aplicables. |
Se identifican brechas en estimación, planeación, monitoreo y medición. |
| Identificar brecha |
Documentar qué existe, qué falta y qué necesita fortalecerse. |
No existe un criterio común para medir desviaciones del proyecto. |
| Priorizar mejoras |
Seleccionar mejoras considerando impacto, esfuerzo, riesgo y objetivos. |
Prioridad alta: estandarizar seguimiento y control de proyectos. |
| Definición de la solución |
Definir o modificar procesos, roles, controles, métricas y artefactos. |
Se establece seguimiento semanal, semáforos y responsables. |
| Implementar |
Capacitar, ejecutar y probar los procesos en proyectos reales. |
Tres proyectos utilizan el nuevo proceso. |
| Medir resultados |
Comparar resultados contra las metas establecidas. |
Entregas en tiempo aumentan de 70 % a 84 %. |
| Ajustar y desplegar |
Corregir problemas y lograr que el proceso forme parte de la operación normal. |
Se simplifica un formato y se integra el seguimiento a las reuniones semanales. |
| Mejora continua |
Analizar periódicamente resultados y generar nuevas mejoras. |
Se busca pasar posteriormente de 84 % a 90 %. |
Por lo tanto, en la mejora de procesos existen resultados medibles que muestran que la forma de trabajar evolucionó y produjo un beneficio, y después aparece la mejora continua.
Si ahora queremos hacer una mejora de procesos utilizando el marco ágil Crystal Clear, el enfoque cambia respecto a CMMI.
| Fase |
¿Qué se hace con Crystal Clear? |
Ejemplo en mejora de procesos |
| Identificar la necesidad |
Determinar qué problema concreto se quiere resolver. |
Los proyectos tienen retrasos frecuentes. |
| Formar un equipo pequeño |
Involucrar directamente a las personas que realizan y conocen el trabajo. |
Líder de mejora, PM, desarrollador, QA y responsable del proceso. |
| Analizar la forma actual de trabajo |
El equipo identifica obstáculos, actividades innecesarias y problemas de comunicación. |
Se descubre que existen demasiados formatos y poca comunicación sobre desviaciones. |
| Definir una mejora simple |
Definir el cambio mínimo necesario para mejorar la forma de trabajar. |
Sustituir tres reportes por un tablero único de seguimiento. |
| Probar trabajando |
Utilizar la nueva forma de trabajo en un proyecto real. |
Un proyecto piloto utiliza el nuevo tablero durante cuatro semanas. |
| Mantener comunicación cercana |
El equipo comparte avances, problemas y necesidades frecuentemente. |
Reunión breve de seguimiento y acceso común a la información. |
| Entregar resultados frecuentes |
No esperar hasta terminar todo el proyecto de mejora para comprobar resultados. |
Cada semana se revisan avances y resultados. |
| Reflexionar |
El equipo analiza qué funcionó, qué no y qué debería cambiar. |
Se detecta que algunos indicadores no aportan información útil. |
| Ajustar |
Se modifica el proceso con base en la experiencia real. |
Se eliminan indicadores y se simplifica el tablero. |
| Repetir |
El nuevo proceso continúa evolucionando. |
Se prueba la versión ajustada en otros proyectos. |
Lo interesante es que no necesariamente tienes que escoger uno u otro. Para un proyecto de mejora podrías utilizar: CMMI para las capacidades que necesitamos desarrollar y Crystal Clear cómo puede trabajar ágilmente el equipo que implementa esas mejoras.
Crystal Clear vs. CMMI en mejora de procesos
| CMMI |
Crystal Clear |
| Proporciona un modelo de capacidades y prácticas. |
Proporciona una forma ágil y ligera de organizar el trabajo. |
| Permite identificar brechas respecto de prácticas esperadas. |
Permite descubrir mejoras mediante experiencia y retroalimentación. |
| Favorece procesos organizacionales definidos e institucionalizados. |
Favorece procesos ligeros y adaptables al equipo. |
| Utiliza medición para gestionar y mejorar. |
Da especial importancia a comunicación y reflexión frecuente. |
| Puede utilizarse como referencia para una evaluación formal. |
Su propósito principal no es una certificación de madurez. |
Lo interesante es que no necesariamente tienes que escoger uno u otro. Para un proyecto de mejora podrías utilizar: CMMI para las capacidades que necesitamos desarrollar y Crystal Clear cómo puede trabajar ágilmente el equipo que implementa esas mejoras.
Cómo saber si tu empresa necesita un proyecto de mejora de procesos
Tu empresa necesita un proyecto de mejora de procesos cuando la forma actual de trabajar ya está afectando los resultados del negocio.
Si los problemas dejaron de ser casos aislados y se volvieron repetitivos y afectan los objetivos del negocio, probablemente ya no necesitas corregir casos individuales: necesitas mejorar el proceso que los genera.
Ponte en contacto con Avantare e inicia tu mejora de procesos.
